La PEC è una forma particolare di posta elettronica che offre la garanzia legale della consegna del messaggio al suo destinatario, potendo così essere equiparata (dal punto di vista del valore legale) alla raccomandata con avviso di ricevimento, della quale costituisce, in buona sostanza, una specie di omologo digitale.
Il termine PEC, infatti, è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata e sta ad indicare una metodica particolare di invio e ricezione di messaggi email attraverso infrastrutture ad hoc, predisposte da aziende che hanno ottenuto, dallo stato italiano, lo status di gestore accreditato di PEC presso il CNIPA.
In questa sede non è necessario specificare quali siano i requisiti per le aziende che desiderano ottenere tale status, essendo sufficiente per il lettore, comprendere che il servizio di PEC non può essere erogato validamente da un qualsiasi internet provider, ma deve fornito da aziende specializzate e legalmente riconosciute.
In questo articolo vedremo come funziona la PEC, quali sono i principali aspetti legali connessi all’utilizzo di questo strumento e dove è possibile acquistare serenamente la propria casella di posta elettronica certificata.
PEC: cosa dice la legge
Come abbiamo già detto la PEC è una metodica, legalmente regolamentata, per l’invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica aventi valore legale.
Prima di illustrare il funzionamento "tecnico" della posta elettronica certificata, pertanto, è necessario definire, almeno nei suoi connotati principali, il perimetro legale all’interno del quale questo strumento è nato e si è sviluppato.
Il quadro normativo di riferimento della posta elettronica certificata, è contenuto prevalentemente in due norme:
- il D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68
- il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs 7 marzo 2005 n. 82, modificato ed integrato dal D.Lgs 235/2010)
Attraverso le citate norme, il legislatore ha voluto definire con precisione gli aspetti generali del servizio ed i requisiti tecnici che deve necessariamente rispettare, affinché venga garantita la validità legale delle comunicazioni nonché l’interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata che, per ovvie ragioni, devono essere in grado di comunicare tra loro senza problemi.
Chi è obbligato ad avere una PEC?
Con successivi interventi normativi (Legge 2/2009 e 221/2012) lo stato italiano ha voluto rimarcare la centralità di questo strumento per lo sviluppo digitale del paese, sancendo – in estrema sintesi – che ogni ente pubblico, impresa e professionista debba dotarsi obbligatoriamente di una casella PEC entro un termine perentorio stabilito dalla legge stessa (ndr: termini già scaduti nel momento in cui scriviamo questo articolo).
Ad oggi, pertanto, attivare una PEC è un requisito indispensabile per l’apertura di una nuova ditta individuale o di una società, essendo in entrambi i casi indispensabile comunicare l’indirizzo di posta certificata all’atto dell’iscrizione al registro delle imprese.
E’ importante precisare, invece, che ad oggi non esiste alcun obbligo per i privati cittadini di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, pur essendoci non pochi vantaggi qualora se ne disponga.
Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC)
Contestualmente all’obbligo per gli enti pubblici, aziende e professionisti di munirsi di una casella PEC, il legislatore ha istituito un elenco pubblico delle PEC delle imprese e dei professionisti denominato Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata o, più brevemente, INI-PEC.
L’accesso a questo registro è pubblico ed è garantito a chiunque, attraverso l’apposito sito web al quale è possibile accedere gratuitamente e liberamente.
Il valore legale della PEC
Come sancito dal D.P.R 68/2005, le ricevute di invio e di consegna che il mittente riceve dai gestori del servizio PEC utilizzato, hanno valore legale e pertanto sono opponibili ai terzi in giudizio (esattamente come la ricevuta di ritorno della raccomandata).
In caso di smarrimento delle ricevute (ad esempio se, per errore, le si è cancellate dal proprio computer) è possibile richiederne copia al proprio gestore il quale, per legge, è tenuto a conservare per trenta mesi i log dei messaggi e renderli disponibili su richiesta del titolare della casella PEC.
La ricevuta di consegna della PEC determina, in capo al destinatario, una presunzione di conoscenza del contenuto del messaggio, anche qualora non sia stato effettivamente aperto e letto. E’ importante fare molta attenzione, quindi, alla casella PEC e verificare con frequenza la presenza di eventuali messaggi di cui sarà opportuno prenderne visione quanto prima.
Affinché il valore legale della PEC (e la relativa presunzione di conoscenza in capo al destinatario) si realizzi, tuttavia, è assolutamente necessario che sia il mittente che il destinatario dispongano di una valida casella PEC. In altre parole: il valore legale non è pienamente riconosciuto se l’invio avviene da una PEC verso una comune casella di posta elettronica o viceversa.
Quando un mittente PEC spedisce a un destinatario che non ha una casella certificata, infatti, avrà unicamente la ricevuta d’invio ma non anche quella di effettiva consegna (perché il destinatario non è una PEC, appunto). In caso di contestazione, pertanto, il mittente potrà solo dimostrare di aver spedito il massaggio ma non avrà alcun modo di dimostrare che il destinatario lo ha effettivamente ricevuto.
Per quanto attiene al contenuto del messaggio inviato, il sistema di Posta Certificata – grazie ai protocolli di sicurezza previsti dalla legge – è in grado di garantirne l’autenticità non rendendo possibili modifiche, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.
La portata legale della PEC, pertanto, non riguarda unicamente la certezza sulla consegna ma anche il contenuto del messaggio stesso, essendo quest’ultimo inalterabile dalle parti.
In altre parole, i gestori di PEC certificano che il messaggio è stato spedito, è stato consegnato e non è stato alterato.
Funzionamento del sistema di posta elettronica certificata
Da un punto di vista tecnico, per l’utente il funzionamento delle PEC non è molto dissimile alla posta elettronica tradizionale: il mittente, attraverso un client o una web-mail, invia un messaggio email attraverso il fornitore del proprio servizio di posta. Il fornitore del destinatario riceve la mail e la deposita nella casella indicata dal mittente.
La principale differenza, dal punto di vista dell’utente, è la ricezione di alcune notifiche: la prima (che conferma l’avvenuto invio) viene inviata dal proprio fornitore di servizio, la seconda (che conferma l’avvenuto o fallito recapito) dal fornitore del servizio PEC utilizzato dal destinatario (che invierà una notifica anche al destinatario stesso per avvisarlo dell’avvenuto recapito di una mail di posta certificata).
Altra differenza di rilievo riguarda la mail ricevuta dal destinatario, il quale non visualizzerà direttamente l’e-mail del mittente, ma un messaggio, generato automaticamente dal gestore di posta del mittente, contenente due allegati:
- l’e-mail del mittente con i relativi allegati (se presenti);
- un file .xml contenente una serie di informazioni relative all’invio della PEC: ID univoco del messaggio, luogo data e ora dell’invio, e-mail del destinatario, tipologia di e-mail del destinatario (PEC / non PEC), oggetto della mail.
perché avere una PEC?
Per prima cosa, ovviamente, è necessario avere una PEC in tutte le situazioni in cui la legge prevede sia obbligatorio. Come detto, infatti, possedere una casella PEC è oggi una conditio sine qua non per chiunque desideri fare impresa in Italia.
Ma al di la degli obblighi, possedere una casella PEC comporta degli indiscutibili vantaggi:
- si riducono notevolmente i costi delle comunicazioni aventi valore legale: il prezzo medio di un abbonamento annuale di una casella PEC, infatti, corrisponde al costo di un paio di raccomandate con ricevuta di ritorno;
- è possibile inviare qualunque tipo di file (come immagini, video, file audio, ecc.) senza dover acquistare e spedire alcun supporto fisico come, invece, dovremmo fare con la posta tradizionale;
- si riduce il consumo di carta, con il vantaggio di poter ridurre le dimensioni degli archivi cartacei e di contribuire alla salvaguardia dell’ambiente;
- l’invio di una PEC è semplice ed immediato: non è necessario fare la fila in posta… basta un click, esattamente come per le comuni e-mail;
- in caso di smarrimento delle ricevute è possibile chiederne copia al provider (che le deve conservare per almeno 30 mesi), cosa che non sarebbe possibile con le comuni raccomandate.
Dove attivare la propria PEC
Come detto, in Italia non tutti i service provider sono legittimati a vendere caselle PEC: Per farlo, infatti, è necessario che il provider risulti iscritto all’albo dei gestori accreditati di PEC presso il CNIPA.
In questo articolo vi presenterò alcune aziende che offrono la possibilità di attivare caselle PEC, illustrando per ognuna le caratteristiche peculiari del servizio offerto ed i relativi costi.
Come già specificato in altri articoli, non abbiamo la presunzione di voler redigere una classifica, ma semplicemente di indicarvi alcuni nominativi di aziende alle quali potrete rivolgervi per ottenere il servizio di posta elettronica certificata nella massima sicurezza e convenienza.
PEC.it
Aruba, azienda leader per i servizi di hosting e registrazione domini, è uno dei più importanti gestori di caselle PEC nel nostro paese con più di 5 milioni di caselle gestite. Attraverso la controllata Aruba PEC S.p.A., infatti, il colosso toscano, nel 2006, ha lanciato sul mercato il brand PEC.it attraverso il quale eroga, oltre alla posta certificata, diversi altri servizi come la firma digitale e la fatturazione elettronica.
Per quanto attiene alla PEC, l’offerta di Aruba si articola in tre pacchetti differenti studiati per soddisfare le più disparate esigenze dei soggetti interessati (o legalmente tenuti) all’apertura di una casella di posta certificata.
Vediamo nel dettaglio cosa prevede l’offerta di PEC.it:
- PEC Standard: offre una casella PEC da 1GB con antivirus e antispam al costo è di 6 Euro + IVA / Anno (5 Euro + IVA in promozione per il primo anno)
- PEC Pro: offre una casella PEC da 2GB con antivirus e antispam, 3GB di Archivio (area di sicurezza personalizzabile per il salvataggio di una copia delle ricevute e dei messaggi inviati e/o ricevuti), possibilità di attivare una notifica SMS quotidiana sullo stato della casella al costo è di 25 Euro + IVA / Anno
- PEC Premium: offre una casella PEC da 2GB con antivirus e antispam, 8GB di Archivio (area di sicurezza personalizzabile per il salvataggio di una copia delle ricevute e dei messaggi inviati e/o ricevuti), possibilità di attivare una notifica SMS quotidiana sullo stato della casella al costo è di 40 Euro + IVA / Anno
Per tutti i piani è prevista la possibilità di inviare messaggi con allegati sino a 100Mb, possibilità di inviare messaggi simultaneamente sino a 500 destinatari, accesso da web-mail, totale compatibilità coi principali client di posta, antivirus e antispam.
Su tutti i piani PEC è previsto, inoltre, il servizio LeggiFatture col quale poter visualizzare semplicemente le eventuali fatture elettroniche recapitate tramite PEC.
Attraverso PEC.it è possibile aprire sia PEC singole che PEC su dominio personalizzato:
- nel primo caso, la casella di posta verrà attivata su uno dei seguenti domini: @pec.it, @pec.cloud, @arubapec.it, @mypec.eu, @gigapec.it, @casellapec.com, @pecditta.com.
- nel secondo caso è possibile attivare la propria PEC su un dominio personalizzato (ad es: mionome.com); per farlo è necessario registrare o trasferire un dominio da Aruba o utilizzare un dominio eventualmente già mantenuto presso il provider toscano.
Da segnalare, infine, la possibilità – per tutti i clienti di PEC.it – di scaricare l’applicazione Aruba PEC Mobile per gestire, in tutta semplicità, la propria casella pec da smartphone e tablet (compatibile con iOS e Android).
Per maggiori informazioni:
Aruba PEC S.p.A. Tel.: 0575.05077 (informazioni pre-vendita) – Sito web: www.pec.it
Register.it
Anche Register.it offre ai propri clienti la possibilità di attivare una casella PEC per adempiere agli obblighi previsti dalla legge e/o per poter usufruire della comodità di uno strumento innovativo, che consente di superare i limiti della classica raccomandata cartacea.
L’offerta del notissimo provider, uno dei leader in Italia nel settore della registrazione domini e del web hosting, si struttura in due distinte offerte che prendono il nome di PEC Agile e PEC Unica pensate, rispettivamente, per soddisfare le esigenze di privati e professionisti (PEC Agile) e delle aziende (PEC Unica).
Vediamo nel dettaglio il contenuto dell’offerta di Register.it:
- PEC Agile: offre l’attivazione di una casella PEC da 2GB su un dominio a scelta tra i tantissimi disposnibili (tra cui: @pec.net, @pec-ditta.it, @pec-societa.it, @pec-legal.it, @pec-medici.it, @pec-avvocati.it, ecc.) al costo di 25 Euro + IVA all’anno (in offerta prova gratuita per i primi 6 mesi)
- PEC Unica: offre l’attivazione di una casella PEC da 3 o 5GB su dominio personalizzato (ad es: @pec.mionome.it) al costo di 34 Euro + IVA all’anno nella versione da 3GB e di 59 Euro + IVA all’anno nella versione da 5GB.
Tutte le caselle PEC (sia Agile che Unica) offrono una serie di interessanti caratteristiche:
- possibilità di archiviare e ordinare i messaggi PEC (e le ricevute) in un’area dedicata;
- possibilità di attivare notifiche SMS per essere avvisati non appena una PEC viene depositata in casella;
- possibilità di inviare allegati per una dimensione massima del messaggio di 100Mb;
- possibilità di inviare messaggi in simultanea ad un massimo di 300 destinatari;
- accesso da web-mail e compatibilità con tutti i principali client di posta (Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail…)
Per maggiori informazioni:
Register.it S.p.A. Tel.: 035.6305561 (tutti i giorni dalle 9.00 alle 18.00) – Sito web: www.register.it/pec/
Legalmail
Legalmail è l’offerta di posta elettronica certificata di Infocert S.p.A., azienda leader i Italia nei servizi di digitalizzazione e dematerializzazione nonché una delle principali Certification Authority a livello europeo per i servizi di PEC, Firma Digitale e Conservazione digitale dei documenti.
Su Legalmail, chi è interessato ad attivare una PEC può scegliere tra tre diversi pacchetti con costi e caratteristiche differenti. Vediamole nel dettaglio:
- PEC Bronze: offre l’attivazione di una casella PEC da 5GB al costo di 25 Euro + IVA all’anno
- PEC Silver: offre una casella PEC da 8GB al costo di 39 Euro + IVA all’anno (offerta in prova gratuita per i primi 6 mesi)
- PEC Gold: offre l’attivazione di una casella PEC da ben 15GB al costo di 75 Euro + IVA all’anno
Tutti i pacchetti prevedono: archivio di sicurezza, notifiche via SMS, possibilità di inviare messaggi con allegati fino ad un massimo di 100MB, possibilità di invii simultanei (max 500), accesso da web-mail (ottimizzata anche per il mobile) e dai principali client di posta elettronica. A richiesta è possibile attivare il servizio di conservazione a norma della corrispondenza.
Per maggiori informazioni:
Infocert S.p.A. Tel.: 199.500.130 (lun-ven dalle 8.30 alle 19.00) – Sito web: www.legalmail.it
Netson
Anche Netson, noto hosting provider italiano, offre ai propri clienti la possibilità di attivare una casella PEC, scegliendo tra tre diversi pacchetti:
- PEC Base: propone una casella PEC da 1GB al costo di 10 Euro + IVA all’anno
- PEC Pro: offre una casella PEC da 2GB con archivio di sicurezza, al costo di 50 Euro + IVA all’anno
- PEC Top: offre una casella PEC da 2GB con archivio di sicurezza e notifiche via SMS in caso di recapito di un nuovo messaggio di posta certificata, al costo di 80 Euro + IVA all’anno.
Caratteristiche comuni a tutti i pacchetti: possibilità di certificare un dominio personalizzato, possibilità di inviare messaggi con allegati fino ad un massimo di 50Mb, possibilità di inviare PEC a destinatari multipli (max 500), accesso da webmail e dai principali client di posta elettronica, antivirus e antispam.
Per maggiori informazioni:
Supernova S.r.l. Tel.: 085.4510052 (lun-ven dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.30 alle 18.30) – Sito web: www.netsons.com/pec.php
Libero.it
Anche il notissimo portale Libero.it, uno dei principali player del mercato della posta elettronica in Italia, ha attivato la propria offerta di posta elettronica certificata (attraverso il sito mailpec.libero.it) al costo di 25 Euro + IVA all’anno.
La proposta di Libero.it si distingue da quella di molti altri provider di PEC, in quanto c’è un unico pacchetto che prevede una casella con spazio illimitato (spazio che sarà reso disponibile in modo graduale, via via che sarà necessario).
Altre caratteristiche del servizio: possibilità di accedere sia da web-mail che dai principali client di posta elettronica, filtro antispam (per le mail in entrata provenienti da caselle non PEC).
Per maggiori informazioni:
ItaliaOnLine S.p.A. Sito web: mailpec.libero.it
Email.it
Altro operatore di rilievo del mercato PEC è, senza dubbio, il noto portale Email.it, tra le aziende leader in Italia nella fornitura di servizi di posta elettronica a privati ed aziende.
Attraverso Email.it è possibile acquistare, al costo di 25 Euro all’anno + IVA, una casella di posta certificata sul dominio @legal.email.it con 2GB di spazio, archivio di sicurezza e notifiche gratuite via SMS in caso di ricezione di una PEC in casella.
Altre caratteristiche del servizio PEC di Email.it: possibilità di inviare messaggi con allegati fino ad un massimo di 30Mb, possibilità di inviare PEC fino a 500 destinatari in simultanea, accesso da web-mail e dai principali clienti di posta elettronica, filtro antivirus e antispam.
Per maggiori informazioni:
Email S.r.l. Sito web: pec.email.it
Conclusioni
L’attivazione di una casella PEC, come abbiamo visto, è un vero e proprio obbligo di legge per gli enti pubblici, per i professionisti e per chiunque voglia fare impresa in Italia, mentre è solo un’opportunità interessante per i privati cittadini (che, vogliamo ribadirlo, non hanno nessun obbligo di attivare una PEC).
Il mercato italiano offre svariate soluzioni per chi desideri (o debba) aprire una casella di posta certificata, la scelta dipende da una serie di considerazioni non solo di natura economica, ovviamente.
Se per un privato cittadino la scelta di avere una PEC low-cost può essere corretta, per un professionista o un’azienda le valutazioni da fare sono altre: lo spazio di archiviazione, ad esempio, può essere molto importante per quelle categorie di professionisti e di imprese che sono solite scambiarsi grossi volumi di messaggi con valore legale (basti pensare agli avvocati ed ai notai), così come altrettanto interessante è la disponibilità di un servizio di notifica via SMS che ci avvisi in caso di recapito di una PEC nella nostra casella (utile, soprattutto, se non controlliamo con frequenza la nostra casella PEC).
Per finire vorrei mettere l’accento sulla possibilità di attivare una casella PEC su un dominio personalizzato: è una "finezza" che, ad avviso di chi scrive, dovrebbe essere presa in seria considerazione da tutti coloro che tengono ad avere un’immagine impeccabile nelle proprie relazioni professionali ed aziendali.
