Ad oggi un’azienda non può fare a meno di uno strumento completo per la gestione delle comunicazioni, indipendentemente dalle dimensioni del proprio business e del mercato di riferimento. Per questo motivo è fondamentale disporre di una Webmail che consenta di accedere alla propria posta elettronica da qualsiasi dispositivo, mobile o Desktop. e in qualunque momento, dal posto di lavoro, da casa o in viaggio.
Qboxmail, piattaforma Cloud based per la gestione professionale delle email aziendali, offre una Webmail recentemente aggiornata con nuove funzionalità che permette di organizzare la propria corrispondenza in ingresso e in uscita disponendo di una connessione Internet.
Primo accesso alla Webmail
Raggiungibile tramite l’URL https://webmail.qboxmail.com, l’accesso alla Webmail richiede di autenticarsi al sistema tramite il proprio account email e la password associata ad esso
Al momento del primo accesso è possibile personalizzare il proprio profilo caricando un’immagine che lo contraddistingua e indicando il nome e cognome dell’utilizzatore o semplicemente il nome dell’azienda titolare dell’account.
Il passaggio successivo, quello relativo alle opzioni di visualizzazione della Webmail, consente di impostare il layout dell’interfaccia per la lettura della corrispondenza. Le scelte disponibile sono 3:
- Colonne: cartelle, messaggi e anteprima dell’email selezionata saranno visibili su 3 colonne dedicate;
- Anteprima: cartelle accessibili tramite una sidebar, messaggi in un riquadro in alto a destra e preview dei messaggi nel riquadro in basso a destra;
- Lista: cartelle accessibili dalla sidebar ed elenco delle email nel riquadro sulla destra.
Da questa sezione è possibile decidere se visualizzare sotto forma di conversazioni (thread) i messaggi in entrata appartenenti a un medesimo filone di discussione (stesso oggetto) e stabilire se le immagini dei messaggi devono essere mostrate o meno e, se sì, se renderle disponibili solo per utenti fidati.
Una volta salvate le modifiche effettuate si può accedere all’interfaccia utente, visualizzare immediatamente e le email in arrivo ed eventualmente scrivere da subito un nuovo messaggio cliccando sull’omonimo pulsante o sull’icona azzurra forma di matita.
Le impostazioni della Webmail
La Webmail di Qboxmail offre diverse opportunità di personalizzazione grazie a strumenti accessibili tramite l’icona a forma di ingranaggio posta in alto a destra dell’interfaccia utente. Tali impostazioni sono suddivise in 3 sezioni:
- Generali: settaggi riguardanti il profilo dell’utilizzatore e la sicurezza dell’account;
- Mail: da cui gestire gli aspetti legati alla visualizzazione, alla gestione delle cartelle, alla composizione dei messaggi, alle etichette, agli autorisponditori, alle liste di destinatari per gli inoltri, all’antispam (blacklist e whitelist) e ai filtri per i messaggi in entrata;
- Rubriche: per aggiungere, gestire e condividere le rubriche dei propri contatti.
Impostazioni generali
Le impostazioni generali riguardanti il profilo sono in parte già personalizzabili in fase di primo accesso, ai settaggi iniziali è però possibile aggiungere anche quelli relativi alla lingua dell’interfaccia e alla Time zone di riferimento (i parametri predefiniti default dipendono dal default definito nel Pannello sul dominio di appartenenza) nonché al formato dell’ora e a quello della data.
Ancora più interessanti le impostazioni generali di sicurezza, con la possibilità di abilitare l’autenticazione a 2 fattori attraverso il sistema OTP (One-Time Password). Tale operazione può essere effettuata tramite la scansione di un QRCode e l’inserimento del codice generato nel form proposto dalla Webmail; i parametri per l’attivazione sono inseribili anche manualmente.
Impostazioni Mail
Le impostazioni relative alle mail consentono di personalizzare diverse opzioni riguardanti la gestione della corrispondenza e la visualizzazione dei messaggi. Vediamo, di seguito, le più importanti.
Cartelle
Per organizzare al meglio la posta elettronica è necessario distribuirla razionalmente a seconda delle varie tipologie di comunicazioni, per questo motivo la Webmail di Qboxmail fornisce una struttura di base in cui sono presenti di default alcune cartelle essenziali in cui reperire velocemente lo posta elettronica in ingresso (INBOX), in uscita (Sent), le bozze (Draft) e relegare le email spazzatura (Spam) o quelle cancellate (Trash).
E’ possibile aggiungere in qualsiasi momento una nuova cartella cliccando sul pulsante “Nuova cartella”, fatto questo basta indicare il suo percorso (ad esempio una sottocartella della INBOX) e il suo nome per poi cliccare su “Salva”.
Composizione
Le regole di composizione consentono invece di stabilire alcune impostazioni riguardanti le conferme di lettura e di consegna dei messaggi, che possono essere richieste sempre o meno, e di digitare il testo della propria firma da rendere visibile in coda alle email inviate, fornendo informazioni utili ai destinatari come per esempio recapiti, contatti e dati per i pagamenti.
Etichette
Sempre nell’ottica di un’organizzazione più razionale della posta elettronica, la Webmail di Qboxmail mette a disposizione un pratico sistema incentrato sulle etichette colorate con le quali marcare i messaggi differenziandoli per argomento.
Per creare una nuova etichetta, dopo aver cliccato su “+Etichetta”, è sufficiente indicarne il nome, ad esempio “Collaborazioni” per i messaggi scambiati con le aziende della propria rete, e selezionare uno dei colori disponibili per poi cliccare su “Aggiungi” e infine su “Salva”.
E’ inoltre possibile fissare un’etichetta nella sidebar del modulo mail cliccando sull’icona a forma di puntina.
Autorisponditori
Un’altra opzione che rende più semplice la gestione della corrispondenza è quella relativa agli autorisponditori. Questi ultimi consentono di inviare automaticamente una risposta predefinita ai messaggi ricevuti, se per esempio abbiamo deciso di prenderci un periodo di vacanza, o siamo concentrati su un impegno che non consente distrazioni, possiamo abilitare un autorisponditore, definirne il testo ed eventualmente stabilire l’intervallo di date (orari compresi) durante il quale dovranno essere inviate le risposte automatiche.
Inoltri
La Webmail di Qboxmail consente di comunicare al sistema uno o più indirizzi di posta elettronica a cui inoltrare automaticamente tutti i messaggi ricevuti dal proprio account. Per far questo è sufficiente digitare le email destinatarie degli inoltri nell’apposito campo form ed eventualmente decidere se conservare localmente una copia delle comunicazioni inoltrate. E’ possibile indicare fino a 20 diversi indirizzi di posta.
Antispam
Lo spam è un fenomeno che chiunque debba gestire la propria corrispondenza digitale ha l’onere di fronteggiare, nel caso della posta elettronica aziendale esso può rappresentare anche un costo notevole in termini di tempo, impegno del personale e operatività. A questo proposito la Webmail di Qboxmail consente di creare:
- una white list: cioè una lista di account email o domini di posta elettronica affidabili i cui messaggi non verranno analizzati automaticamente del sistema antispam;
- una back list: cioè un elenco di account email o domini di posta elettronica che devono essere respinti di default dal sistema antispam.
Per garantire il livello di sicurezza più elevato possibile, i messaggi contenti malware vengono bloccati in ogni caso e non sono mai consegnati, anche se provenienti da indirizzi o nomi a dominio inseriti in white list.
Filtri
I filtri sono una soluzione avanzata per lo smistamento della corrispondenza e l’attivazione di procedure specifiche sulla base delle caratteristiche dei messaggi, grazie ad essi è possibile settare delle regole per differenziare la posta ricevuta in presenza o in mancanza di corrispondenze con determinati criteri.
Una volta dato un nome al nuovo filtro l’utilizzatore ha il compito di stabilire se il parametro per il filtro deve soddisfare almeno uno o tutti i parametri impostati. Tali parametri possono essere, ad esempio, dei termini contenuti o non presenti nell’oggetto, nel corpo o nelle altre intestazioni di un messaggio.
Una volta aggiunti i parametri, viene richiesto di indicare l’azione che deve essere eseguita una volta verificatosi il matching con i criteri precedentemente indicati. Tale azione può essere, ad esempio, lo spostamento dei messaggi in una determinata cartella, l’applicazione automatica di un’etichetta così come il reindirizzamento, la cancellazione di un messaggio o l’invio di una sua copia.
Uno degli aspetti più interessanti dei filtri risiede nel fatto che le azioni previste vengono eseguite direttamente in modalità server side, quindi non vi è la necessità di accedere alla Webmail perché vengano applicate.
Rubriche
Quando si gestisce la posta elettronica aziendale è indispensabile disporre di una o più rubriche che permettano di reperire velocemente gli indirizzi email dei propri contatti. La Webmail di Qboxmail fornisce di default una rubrica personale e consente di crearne di nuove per una gestione più organizzata dei corrispondenti.
Nel caso ve ne sia la necessità è possibile salvare automaticamente gli indirizzi email non presenti nelle rubriche decidendo in quale di esse devono essere registrati, inoltre, risulta essere molto comoda la possibilità di condividere rubriche preesistenti tramite un semplice meccanismo di sottoscrizione.
Scorciatoie da tastiera
La Webmail di Qboxmail offre anche un set completo di scorciatoie da tastiera che permettono di accedere a tutte le funzionalità della piattaforma senza dover ricorrere al mouse. Che si voglia scrivere un nuovo messaggio, inviare una conferma, rispondere ad un’email, aggiungere un contatto in rubrica, scorrere una lista o stampare una comunicazione, tutto sarà gestibile tramite un singolo tasto o pratiche combinazioni di tasti.
Calendario
Qboxmail integra anche il modulo Calendario (per i soli domini associati ad un piano Professional o Enterprise) che consente di gestire, consultare e condividere appuntamenti ed eventi, organizzandoli in base alle proprie esigenze.
Per accedere alla gestione dei calendari è sufficiente cliccare sull’icona rappresentata da un piccolo calendario stilizzato posta in alto a destra nell’interfaccia della Webmail.
Di base viene offerto un calendario predefinito già pronto all’uso (“Calendario personale”), ma è possibile creare dei calendari aggiuntivi cliccando su “+ Calendario”, indicando un nome per quest’ultimo e selezionando un’etichetta colorata da associare ad esso.
Per aggiungere un nuovo evento in calendario non si deve fare altro che cliccare sul giorno in cui esso avrà luogo (o sul pulsante “Nuovo evento”), inserire un titolo per la descrizione, definire l’intervallo di tempo durante il quale si terrà (o indicare che occuperà l’intera giornata) e digitare il luogo stabilito per il suo svolgimento (anche con l’ausilio di una apposita funzionalità per la geolocalizzazione).
Sono inoltre disponibili ulteriori opzioni con cui definire informazioni a corredo come il tipo dell’evento (privato, pubblico o confidenziale), le tempistiche dell’avviso (ad esempio un’ora prima, alcune ore prima, giorni o settimane prima) e la sua eventuale ripetizione, il livello di priorità dell’evento (alto, medio, basso o assente), le email dei partecipanti (che riceveranno un apposito avviso da confermare), caricare documentazione in allegato, digitare opzionalmente delle note e associare un’etichetta colorata.
Una volta salvato l’evento inserito nel calendario, esso sarà visibile all’interno della data per il quale è previsto e potrà essere aggiornato in qualsiasi momento.
Informazioni e prova gratuita
Per maggiori informazioni sulla suite per la gestione delle email aziendali di Qboxmail e la sua Webmail è possibile consultare il sito Web ufficiale. Si possono inoltre testare gratuitamente le funzionalità di Qboxmail tramite un periodo di prova di 30 giorni.
Per maggiori informazioni:
