In questo articolo vedremo come creare un form in Microsoft Access versione 2007. Un form non è altro che un modulo creato per facilitare l’inserimento dei dati all’interno di un database. Esso ha il pregio di essere più intuitivo e graficamente più carino di una tabella. Inoltre, utilizzando un form per l’inserimento dei dati in un database, agevoliamo anche gli utenti meno esperti, che hanno una minore familiarità con il concetto di tabelle e record, tipico di una base di dati.
Nonostante in questo articolo, si faccia riferimento agli strumenti messi a disposizione da Ms Access 2007, possiamo garantire che i principi di creazione di un form sono i medesimi anche per le versioni precedenti del datababse del pacchetto Office.
Innanzitutto dobbiamo aprire un database esistente, avviando Ms Access e selezionando il database desiderato all’interno della prima schermata che compare. In alternativa possiamo cliccare sul pulsante Office, e succesivamente cliccare sulla voce Apri. Nella finestra di dialogo che si aprirà selezionimao il database desiderato e clicchiamo su Apri.
Dopo aver aperto il database,selezionate la scheda Crea poi, nel gruppo Maschere, cliccate su Maschera vuota:
Naturalmente, possiamo scegliere di creare una nuova maschera mediante la creazione guidata.
Creando una nuova maschera noteremo che apparirà una nuova scheda: la scheda Struttura. Questa scheda contiene tutti gli strumenti necessari per realizzare o modificare la struttura della maschera.
Essa è divisa in cinque gruppi:
- Visaulizzazioni
- Carattere
- Griglia
- Controlli
- Strumenti
Per modificare una maschera vuota, oppure una maschera creata mediante il procedimento guidato, dobbiamo scegliere di visualizzarla nella modalità Visualizzazione Struttura. Per modificare la modalità di visualizzazione dobbiamo cliccare sull’icona Visualizza (l’unica icona del guppo Visualizzazioni), presente all’interno della scheda Struttura. Nel menù a tendina che si aprirà selezioniamo la voca Visualizzazione Struttura, come mostrato nell’immagine seguente:
Dal momento che abbiamo creato una maschera vuota, ci ritroveremo davanti foglio della maschera diviso in tre sezioni:
- Intestazione
- Corpo
- Piè di pagina
A questo punto, per aggiungere degli elementi al form dobbiamo utilizzare gli strumenti che ci fornisce il gruppo Controlli, mostrato nell’immagine seguente:
Il gruppo dei Controlli è suddiviso a sua volta in tre sezioni (che contrassegneremo con le lettere A, B e C), delle quali stiamo per analizzarne i contenuti.
A) Controlli relativi all’intestazione della maschera
A) La prima sezione è composta da una serie di controlli relativi all’intestazione della maschera, come potete vedere nell’immagine seguente:
L’intestazione della maschera può contenere loghi, titoli, il numero di pagina e ad anche la data e l’ora. Ovviamente nessuno degli elementi appena indicati è obbligatorio ed esclusivo della sezione Intestazione.
B) Controlli per la maschera
La seconda sezione contiene i controlli che dovremo inserire all’interno del corpo della maschera. Nell’immagine seguente sono mostrati tutti i controlli che possiamo inserire:
Segue la descrizione di ciascun controllo:
1) Casella di testo: consente di inserire una casella per l’immissione die dati all’interno di un modulo, da parte dell’utente.
2) Etichetta: è una targhetta che viene associata ad altri controlli, per descriverne la funzione o per indicare il tipo di dato da immettere.
3) Pulsante: genera un pulsante al quale possiamo associare un’operazione a scelta, scorrendo le categorie proposte.
4) Casella di riepilogo (controllo modulo): consente di aggiungere una serie di valori (mediante la creazione guidata, mostrata nell’immagine seguente), tra i quali dobbiamo selezionarne uno solo, senza la possibilità di immettere direttamente un nuovo valore da parte dell’utente. Nell’immagine seguente si mostra la schemata relativa all’immissione manuale dei valori visualizzati all’utente:
5) Casella combinata (controllo modulo): consente di aggiungere un menù a tendina con una serie di valori, mediante la procedura guidata. La casella combinata riunisce in sè le caratteristiche della casella di ripilogo e della casella di tetso, in quanto, oltre a consentire di selezionare una dele voci dell’elenco, permette l’inserimento di un nuovo valore da paret dell’utente.
6) Linea: consente di disegnare una linea
7) Gruppo di opzioni: permette di aggiungere un gruppo di opzioni mediante la creazione guidata. Le opzioni che si possono creare sono infinite. Ad esempio possiamo creare le opzioni: opszione 1 (vero), ed opzione 2 (falso):
8) Casella di controllo: consente di aggiungere una casella di controllo, da spuntare facoltativamente da parte dell’utente.
9) Interruttore: consente di nascondere o mostrare un determinato oggetto definito nella finestra delle proprità, assolvendo la funzione di un interrurrote posizionbile idealmente su ON oppure OFF.
10) Controllo Struttura a schede: consente di gestire più schede presenti all’interno della medesima maschera.
11) Inserisci Grafico: consente di aggiungere un grafico all’interno della maschera, seguendo la procedura guidata. I dati di origine del grafico possono derivare da una tabella, una query…
12) Inserisci o rimuovi interruzione di pagina
13) Sottomaschera/sottoreport: consente di inserire all’interno della maschera una sottomaschera o un sottoreport già esistenti.
14) Rettangolo: consente di disegnare un rettangolo.
15) Cornice oggetto associato: consente di inserire un oggetto OLE, associato ad un controllo.
16) Pulsante di opzione: consente di inseire un pulsante che mette l’utente di fronte alla scelta di un’opzione.
17) Inserisci pagina.
18) Immagine: consente di aggiungere un’immagine alla maschera.
19) Cornice oggetto non associato: consente di inserire un oggetto OLE, non associato ad un controllo.
20) Allegato: consente di inserire un allegato al form, mediante la procedura guidata.
21) Collegamento ipertestuale: consenti di aggiungere un link, ovvero un collegamento ipertestuale scegliendo tra le diverse alternative mostrate nella relativa finestra di dialogo:
C) Controlli relativi alla rappresentazione grafica
La terza sezione del gruppo Controlli (mostrata nell’immagine seguente), consente di gestire la rappresentazione grafica degli elementi sopra elencati:
Vediamo nel dettaglio l’utilità di ciascun controllo:
- Spessore linea: consente di mofificare lo spessore delle linee delle caselle dei controlli.
- Tipo di linea:consente di mofificare il tipo di linea che circonda le caselle dei controlli.
- Colore linea: consente di mofificare il colore della linea che circonda le caselle dei controlli.
- Aspetto: consente di selezionare l’aspetto delle caselle scegliendo tra sei diversi effetti.
- Imposta valori predefiniti di controllo.
- Seleziona tutto: seleziona tutti gli elementi presenti nella maschera.
Oltre a questi sono presenti altri tre controlli:
- Seleziona: attiva il cursore di selezione.
- Usa creazione guidate controllo: se selezionato attiva la creazione guidata di un controllo.
- Controlli Activex: consente di inserie degli elementi Activex nel form, scegliendo tra l’elenco mostrato di seguito:
A questo punto, dopo aver presentato tutti gli strumenti che Ms Access 2007 ci mette a disposizione, possiamo utilizzarli come riteniamo più opportuno.
Un esempio di form completo
Un esempio di form completo è mostrato nell’immagine che segue:
Il form appena mostrato è stato visualizzato nella modalità visualizzazione struttura, che consente di vederne i singoli elementi e di modificarli.
Come potete notare, la maschera è divisa in tre sezioni. All’interno di ciascuna sezione sono presenti dei controlli, che compongono il form.
Ad esempio, nella sezione intestazione, mostrata di seguito sono presenti un logo ed un titolo (evidenziati in giallo) e dei pulsanti (evidenziati dal colore rosso):
La sezione corpo contiene invece dei controlli di tipo etichetta (evidenziati in rosso), delle caselle di testo (in verde), delle caselle combinate (in rosa), ed un allegato (evidenziato dal colore blu):
Il piè di pagina, che è facoltativo, può contente ad esempio la data e l’ora, come mostrato di seguito:
Per vedere il form nello stesso modo in cui comparirà all’utente, dobbiamo visualizzarlo in modalità Visualizzazione Maschera:
