Per gestire in modo produttivo e sicuro la propria corrispondenza digitale è necessario disporre di strumenti in grado di offrire vantaggi tangibili sia da un punto di vista tecnico-economico che legale. L’adozione di adeguati strumenti di backup della posta elettronica mette sicuramente al riparo da eventuali situazioni impreviste (cancellazione erronea di messaggi, o perdita di dati su vasta scala), ma in talune circostanze potrebbe non essere sufficiente.
In un mondo in cui la posta elettronica è andata assumendo un’importanza via via crescente, infatti, l’adozione di strumenti per l’archiviazione sicura delle email appare essere un’esigenza sempre più "viva" nel contesto della nuova economia digitale.
MailArchive di CoreTech è un sistema basato sul cloud che offre un modo semplice, sicuro ed economico per far fronte a tali necessità, proponendosi come soluzione ottimale soprattutto per l’adozione in ambiti professionali ed aziendali.
Archiviazione e Backup della posta elettronica: quali differenze?
L’archiviazione, a differenza del backup, tende a far fronte ad esigenze di lungo periodo e non è finalizzata solo a porre rimedio ad eventuali errori e/o incidenti ma anche ad offrire un accesso pieno e completo a tutti i messaggi di posta elettronica transitati su una data casella, a prescindere che questi siano stati cancellati o meno, volontariamente o per errore.
Se ad esempio un utente riceve una richiesta e la cancella, nell’archivio questa email rimarrà presente e l’organizzazione aziendale, se lo riterrà necessario, potrà recuperare questo dato ed utilizzarlo. L’archiviazione, come è facile intuire, richiede uno spazio di dati maggiore rispetto al backup e spesso offre utili funzionalità aggiuntive, come indicizzazione full text e strumenti di ricerca rapida (strumenti assenti nelle soluzioni di backup).
Archiviare email in sicurezza
Grazie a MailArchive ciascun cliente ha a disposizione un proprio dominio di archiviazione (lo spazio di archiviazione per la posta elettronica) che viene attivato in seguito all’acquisto del servizio; all’interno di ogni dominio di archiviazione possono essere create una o più caselle email di archiviazione pari allo spazio acquistato. La configurazione base prevede una casella e 5GB di spazio di archiviazione ma è possibile aggiungere ulteriori caselle e/o incrementare lo spazio a seconda delle proprie esigenze.
La necessità di interventi manuali da parte dell’utilizzatore è ridotta ai minimi termini, è infatti supportata l’archiviazione di caselle di posta generiche, caselle PEC (Posta Elettronica Certificata) o di caselle di posta su mail server; una volta configurati i parametri richiesti il processo di archiviazione è completamente automatico, indipendentemente dalle specificità delle diverse caselle, e non richiede ulteriori attività da parte dell’utente.
Tutto sotto controllo
Il servizio di archiviazione MailArchive integra un sistema che offre un pannello di controllo con cui è possibile amministrare ogni singola istanza in modo semplice e preciso. Utilizzando questo strumento si possono aggiungere nuove caselle email di archiviazione e impostare una serie di configurazioni e direttive per gestirne il funzionamento.
In modo semplice e rapido si possono, per esempio, definire delle policy con cui stabilire se gli utenti devono avere accesso completo al proprio archivio email o, al contrario, disporre soltanto di un accesso limitato alla sola lettura.
Tutto a portata di mano
Grazie a MailArchive gli utenti possono effettuare qualsiasi tipo di ricerca in qualunque momento all’interno del proprio archivio di posta elettronica; ciò avverrà in modo semplice e rapido grazie ad un’interfaccia estremamente intuitiva e a strumenti che aiuteranno gli utenti nella formulazione delle loro query.
Si potrà così mantenere elevato il livello di produttività della propria azienda, dedicando alle ricerche e al reperimento dei contenuti di posta elettronica soltanto il tempo strettamente necessario per ottenere i risultati attesi.
Mai più perdite di dati
Come è noto a chiunque gestisca grandi quantità di email, i messaggi di posta elettronica possono andare improvvisamente perduti a causa di diverse tipologie di problemi tecnici, basti pensare ai casi di corruzione dei file PST (le famose cartelle di archiviazione personali utilizzate in Microsoft Outlook). Nello stesso modo la corrispondenza potrebbe essere eliminata accidentalmente da chi la gestisce, e non sempre il recupero con i software di ripristino è semplice o addirittura possibile.
Grazie alla sua infrastruttura remota basata sul Cloud, MailArchive permette di azzerare completamente – e una volta per tutte – questo genere di rischi, tutelando i titolari della corrispondenza anche da cancellazioni volontarie come quelle che potrebbero essere effettuate da dipendenti che, lasciando l’azienda, rimuovono il contenuto di una inbox.
Ripristino semplice per tutti
A tutti gli utilizzatori di MailArchive viene data la possibilità di recuperare le email dall’archivio con una procedura immediata basata su un semplice clic del mouse.
In questo modo l’amministratore non sarà obbligato a eseguire complicate operazioni per ripristinare le email dal backup del servizio.
Tutto nel rispetto delle normative vigenti
Il servizio consente ai professionisti e alle aziende che ne fanno uso di rispettare il numero crescente di normative in materia di conformità della posta elettronica, compresi eDiscovery (l’individuazione elettronica utilizzabile come prova in caso di controversie legali) e gli altri regolamenti in materia di gestione e conservazione della corrispondenza digitale.
La piattaforma permette inoltre di tutelarsi contro i rischi legali generici o gli eventuali reclami da parte dei clienti, il tutto grazie ad un sistema fornito in outsourcing che libererà i clienti dai costi legati alla creazione da zero, alla configurazione e all’adeguamento di un’infrastruttura per l’archiviazione in proprio.
Costi e caratteristiche del servizio
Le caratteristiche del servizio di MailArchive sono completamente configurabili. La configurazione di base, al costo di 9,43 Eu / Mese + IVA, prevede:
- 1 Dominio di archiviazione (istanza);
- 1 casella email archiviabile;
- 5 Gb di spazio di archiviazione Globale.
Il prezzo varierà poi sulla base delle istanze, delle caselle di posta e dello spazio di archiviazione necessari per il proprio progetto.
Per avere un preventivo in tempo reale è sufficiente collegarsi a questa pagina e selezionare le caratteristiche desiderate.
